365天实用商务口语 第21期:安排会议

Everything is ready for the meeting.

会议的一切都准备好了。

I'd like you to chair the meeting.

我想让您主持会议。

I have a PowerPoint presentation on my laptop.

在我手提电脑里有一份PowerPoint演示文件。

I've adjusted the projector.

我已经调节好投影仪了。

Do I need to take the minutes?

我要做会议记录吗？

Shall we translate those materials for the foreign participants?

我们是否应为外国来的参会者翻译那些会议资料？

Will Mr. Black have the floor on the main item of the agenda?

布莱克先生是否会就议事日程上的主要议题发言？

I'll send the notification of the meeting by mail.

我将邮寄召开会议的正式通知。

l'd like to call the meeting to order.

我宣布会议开始。

Arranging A Meeting

安排会议

Is the room ready for the meeting. Liz?

莉兹，会议室准备好了吗？

Yes, I've put the minute book and some spare copies of the agenda on the table.

准备好了。我已经把会议记录本和一些备用的议程表放在会议桌上了。

And paper and pencils have been laid by their name cards on the conference table for each attendant.

还有，纸和铅笔也都为每位与会者放在会议桌上的姓名牌旁边了。

Thank you. How about the microphone and speakers?

谢谢你。话筒和扩音器都准备好了吗？

They're ready for the meeting.

都准备好了。

Good. I've come to tell you that you'll have to take the minutes this afternoon.

好的。我过来是要告诉你今天下午你得做会议记录。

Should I write down every word that everyone says?

我要把每个人的每句话都记录下来吗？

No, you needn't. That's very difficult and hardly ever necessary. You just make a note of the topics that are discussed and the result of the discussion.

不，不用。那太难了，也没有必要。你只要把讨论的题目和结果记下来就行。

And should I type out the minutes from the notes?

我要把笔记中的会议记录打出来吗？

Yes, of course.

要，那是当然的。

[qh]

1.“minute book”表示“会议记录本”，“minute”在此意为“记录，笔记”，复数形式“minutes”意为“会议记录”，“take the minutes”表示“做会议记录”，例如：Will you take the minutes?（你要做会议记录吗？）[qh]
2.“hardly”的意思是“几乎不”，表示否定含义，与“ever”连用表示“很少”，例如：He hardly ever goes to bed before midnight.（他很少在午夜以前就寝。）[qh]
3.“make a note of sth.”的意思是“把…记下来（以备提醒或查询）”，例如：I made a note of her address and phone number.（我把她的地址和电话号码都记了下来。）[qh]
4.“type(out)sth.”的意思是“（用打字机）把…打出来”，例如：This report will need to be typed(out)again.（这篇报告需要再打一遍。）[qh]

文化洗礼[qh]

会议安排体现秘书级别[qh]

安排会议看似是一项简单的工作，但是想要做好却并非易事。以一次会议安排为例，下面是一至九段秘书的不同做法。大家可以看一看自己的工作属于哪一级别。[qh]
一段秘书的做法：发通知——利用电话、电子邮件、内部短信等通讯手段或在黑板、布告栏上发布会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。[qh]
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再次与参会人员沟通确认，确保每个人被及时通知到。[qh]
三段秘书的做法：重检查在会前30分钟提醒与会者参会，确定是否有变动，对临时不能参加会议的人，立即汇报给上司，保证上司在会前知悉缺席情况，也给上司确定缺席人员是否必须参加会议留下时间。[qh]
四段秘书的做法：勤准备——测试可能用到的投影、电脑等设备是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。[qh]
五段秘书的做法：细准备——提前了解会议的性质、议题等，然后给与会者发放与此相关的资料，供他们参考。[qh]
六段秘书的做法：做记录——在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。[qh]
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给上司。然后请示上司是否发给参加会议的人员或者其他人员。[qh]
八段秘书的做法：定责任 将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给上司与当事人一人一份。定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报给上司。[qh]
九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准的“会议流得”，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把安排会议的工作做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。[qh]